هناك نوعان من خطابات البنوك و هما كالتالي:
- الاعتمادات المستندية
- خطابات الضمان
الاعتمادات المستندية:
الاعتمادات المستندية هي وثيقة ملزمة يمكن للمشتري أن يطلبها من مصرفه لضمان تحويل الدفع للبضائع إلى البائع.
في الأساس، تطمئن الاعتمادات المستندية البائع بأنه سوف يتلقى المدفوعات ثمناً للبضائع. ولكي يتم الدفع، يتعين على البائع أن يقدم للبنك مستندات الشحن اللازمة التي تؤكد شحن البضائع في غضون إطار زمني معين. وغالباً ما تستخدم في مجال التجارة الدولية للقضاء على المخاطر مثل عدم الإلمام بالبلد الأجنبي أو قوانين الجمارك أو حتى عدم الاستقرار السياسي.
تستخدم الاعتمادات المستندية في المقام الأول في المعاملات التجارية الدولية ذات القيمة الكبيرة، للصفقات بين مورد في بلدٍ ما و عميل في بلدٍ آخر ؛ و هناك أربعة أنواع من الاعتمادات المستندية و هي:
- اعتمادات مستندية للاستيراد
- الدفع مقابل مستندات الاستيراد (CAD)
- اعتمادات مستندية للتصدير (LC ‘s export)
- الدفع مقابل مستندات التصدير ( CAD Export)
خطابات الضمان
خطاب الضمان هو نوع من العقود التي يصدرها البنك نيابة عن العميل الذي أبرم عقداً لشراء سلع من مورد و يعد بالوفاء بأي التزامات مالية تجاه المورد في حال حدوث تقصير.
خطاب الضمان و الاعتماد المستندي الصادران من المصرف متشابهان في نواحٍ كثيرة ولكنهما شيئان مختلفان. تضمن الاعتمادات المستندية استمرار المعاملة كما هو مخطط لها، بينما تقلل خطابات الضمان من الخسارة إذا لم تسر المعاملة كما هو مخطط لها.
الاعتماد المستندي هو التزام يتعهد به البنك لإجراء الدفع بمجرد استيفاء معايير معينة. و بمجرد استيفاء هذه الشروط و تأكيدها، سيقوم البنك بتحويل الأموال. و هذا يضمن أن يتم الدفع طالما يتم تنفيذ الخدمات.
و يضمن الاعتماد المستندي، مثل خط الائتمان، بدفع البنك مبلغاً من المال للمستفيد. على عكس خط الائتمان، لا يتم دفع المبلغ إلا إذا لم يف الطرف الآخر بالالتزامات المنصوص عليها بموجب العقد. يمكن استخدام هذا بشكل أساسي لتأمين المشتري أو البائع من الخسارة أو الضرر بسبب تقصير الطرف الآخر في أداء التزاماته بموجب العقد.
برنامج الاعتمادات المستندية:
هناك خصائص أساسية في برنامج الاعتمادات المستندية تساعدك على الوصول إلى الغرض النهائي المتمثل في الوصول للتكلفة النهائية للمنتج و تحديد المكسب و الخسارة مثل:
- القدرة على استيراد أو تصدير أصناف المخازن و الأصول الثابتة.
- القدرة على إنشاء أكثر من شحنة في نفس الاعتماد.
- القدرة على إعداد و تسجيل العديد من أنواع الضرائب و النفقات.
- القدرة على تخصيص ضرائب جمركية على الأصناف و تحديد ما إذا كانت تؤثر الضريبة على تكلفة الصنف أم لا.
- تقارير بإجمالي الاعتمادات المستندية و البنود الجمركية.
- القدرة على عرض ملخص تقرير لجميع الأصناف المحملة على الاعتماد و المحجوزة بمنطقة الانتظار بالميناء.
- القدرة على إضافة النفقات غير المباشرة من الاعتماد المستندي و تحديد تأثيرها المباشر على ورقة التكلفة.
- تقترح على المستخدم أفضل سعر للتوزيع و البيع بالتجزئة بعد إضافة نسبة هامش الربح.
- التغطية الشاملة لكافة حركات الاستيراد سواء الاستيراد المباشر أو عن طريق الاعتماد المستندي و متابعة مصاريفه و مستنداته و شروطه وتعريف أصنافه و شحناته.
- متابعة جميع إجراءات الطلبات والموافقات وإصدار وتعديل و إلغاء وإغلاق الاعتمادات المستندية.
- متابعة الشحنات القادمة من الاعتمادات المستندية و استلامها في المخازن الخاصة بها (أصول ثابتة – منتج نهائي – مواد خام – الخ…) محملة بتكلفة الاعتماد و المصاريف الموزعة على الشحنات.
- تسجيل حركات الاعتمادات المستندية من خلال برنامج النقدية و البنوك مع حساب نسبة تأثير الضرائب على تكلفة الاصناف.
- إمكانية التعامل مع جدول الدفع الخاص بالاعتماد المستندي بمحتوياته الأساسية و الفرعية.
- إمكانية مراجعة كل اعتماد مستندي بمحتواه و بالشحنات المستلمة منه و بنفقاته و بنفقات الأصناف المحملة عليه عن طريق شاشات خاصة.
- القدرة على إغلاق الشحنة في تاريخ محدد (يمكن للمستخدم إدخاله) بدلاً من العمل بالتاريخ الموضوع على الخادم.
- برنامج خطابات الضمان:
- يغطي البرنامج جميع إجراءات و حركات خطابات الضمانات (طلب – موافقة – إصدار – تحرير – تجديد – تسييل– إغلاق)
- مراجعة خطابات الضمان مع القدرة على إصدار قيود يومية لها.
- متابعة التقارير الخاصة بخطابات الضمان
هناك العديد من أنواع الشحن مثل:
- التسليم على ظهر الباخرة:حيث يتم حساب تكلفة الشحن والتأمين من ميناء الشحن إلى ميناء الوصول التي يدفعها المستورد.
- الشحن و التكلفة: حيث يتحمل البائع تكلفة الشحن فقط من ميناء الشحن إلى ميناء الوصول.
- الشحن و التكلفة و التأمين:حيث يتم حساب تكلفة الشحن والتأمين من ميناء الشحن إلى ميناء الوصول التي يدفعها البائع.
تحدث جميع هذه العمليات عبر نظام مالي متكامل تماماً (نظام كاش):
- برنامج الموردين: البرنامج الذي تدير به الشركة علاقتها مع مورديها وتصدر فاتورة للتحقق من استلام الأصناف في نفس الوقت.
- يمكن لموردي الشركة تزويد الاعتماد المستندي بأي خدمات يحتاجون إليها أيضاً لإضافتها إلى ورقة تكلفة الأصناف.
- برنامج النقدية والبنوك: البرنامج الذي يمكن للشركة من خلالها التعامل مع المصروفات في كل الاعتمادات المستندية وإدارة الدفع /الإيصال النقدي كمصروفات وتحميلها على الاعتماد مثل ؛ النقل، الرسوم المصرفية، الضريبة الجمركية…إلخ، ويتم إضافة ذلك أيضاً إلى ورقة تكلفة الصنف.
- برنامج المخازن: البرامج التي تستلم بها الشركة أو تعبئها من/إلى مستودعها و تحملها على الاعتماد المستندي مثل الملابس و المواد…إلخ يتم حساب تكلفة هذه الأصناف أو المواد تلقائيا بعد إغلاق الاعتماد.
- الأصول الثابتة: البرنامج الذي يمكن للشركة من خلالها استيراد أو تصدير الأصول من خلال الاعتماد المستندي مثل ؛ السيارات…إلخ وسيتم احتساب تكلفة هذه الأصول تلقائياً بعد إغلاق الاعتماد.
- برنامج الحسابات العامة: جميع البرامج المذكورة أعلاه تتكامل مع برنامج الحسابات العامة؛ بحيث يتم ترحيل القيود اليومية لكل حركة لتغطية و إدارة الجزء المحاسبي من الاعتماد المستندي من خلال عرض قائمة دخل الشركة و أرصدة المراجعة ومقارنتها بتقارير الاعتمادات المستندية.
